Secara umum adalah bukti tagihan yang diberikan oleh penjual kepada pembeli atas transaksi jual beli yang terjadi dan harus dibayarkan dalam jangka waktu tertentu. Akan tetapi dalam kegiatan perdagangan Internasional, arti invoice tentu lebih luas cakupannya.
Dalam perdagangan internasional, bisnis ekspor impor termasuk
kegiatan yang mengandung risiko tinggi, karena masing – masing pihak
yaitu eksportir dan importir berjauhan secara geografis, berbeda bahasa,
kebiasaan dan hukum dalam transaksi ekspor impor. Salah satu risiko
yang dihadapi oleh eksportir adalah apabila terjadi penyimpangan maupun
pembatalan kontrak. Risiko tersebut dapat dihindari apabila setiap
transaksi ekspor yang dilakukan, dituangkan dalam bentuk tertulis atau
ke dalam bentuk kontrak dagang (sales contract). Kontrak tersebut ada 3
(tiga) tahap diantaranya :
- pra kontraktual,
- kontraktual, dan
- post kontraktual
Salah satu dokumen tersebut adalah dokumen Invoice.
Dokumen Invoice atau faktur penjualan ini sangat penting karena
merupakan dokumen resmi dari penjualan yang menguraikan barang-barang
apa saja yang tercantum dalam Invoice tersebut yang sesuai
dengan pembayaran Letter Of Credit ( L/C) yang bersangkutan. Invoice atau faktur dapat dibedakan menjadi 3 bentuk, yaitu:
- Proforma Invoice
Profoma Invoice ini menyatakan syarat-syarat jual beli dan
bersangkutan menyetujui pesanan tersebut maka akan ada kontrak antara
pembeli dengan penjual sesuai dengan yang ditetapkan dalam bentuk Proforma Invoice.
Jika importir berdomisili di negara yang memiliki kurs yang berbeda
secara internasional, atau bukan dalam mata uang dollar, maka importir
perlu meminta invoice dengan jenis proforma kepada eksportir agar
pemerintah dapat memberikan izin pembayaran.
- Commercial Invoice
Commercial invoice merupakan dokumen nota atau faktur penjualan
barang ekspor impor yang diterbitkan oleh eksportir (penjual atau
pengirim barang). Secara kasar, commercial invoice adalah surat
permintaan pembayaran kepada importir (pembeli) sesaat setelah eksportir
selesai memproduksi barang pesanan importir. Commercial Invoice dari
eksportir ditujukan kepada importir yang nama dan alamatnya sesuai
dengan yang tercantum dalam Letter of Credit (L/C) dan ditandatangani
oleh pihak yang berhak menandatangani. Formulir invoice yang asli
diberikan kepada bank sebagai bukti pembayaran untuk diteruskan kepada
importir.
Commercial invoice terdiri dari beberapa lembar antara lain bill of lading dan dokumen transportasi lainnya. Di dalam commercial invoice wajib mencantumkan nomer dan tanggal dokumen invoice, nama importir atau consignee, nama barang, harga per unit (dijual berdasarkan, pcs/ kgm/ cbm/ dozen/ lainnya), harga total seluruh barang, cara penyerahan barang (FOB, CNF, CIF).
Commercial invoice terdiri dari beberapa lembar antara lain bill of lading dan dokumen transportasi lainnya. Di dalam commercial invoice wajib mencantumkan nomer dan tanggal dokumen invoice, nama importir atau consignee, nama barang, harga per unit (dijual berdasarkan, pcs/ kgm/ cbm/ dozen/ lainnya), harga total seluruh barang, cara penyerahan barang (FOB, CNF, CIF).
- Consular Invoice
Peraturan-peraturan antar negara memiliki perbedaan antar satu dengan yang lainnya tetang invoice ini, tetapi yang jelas kegunaannya antara lain untuk memeriksa harga jual dibandingkan harga pasar yang sedang berlaku dan untuk memastikan bahwa tidak terjadi dumping, selain itu juga diperlukan untuk menghitung bea masuk di tempat importir.